Gestión de Ventas

En Tryton el concepto Venta no se limita únicamente la venta en sí, sino que engloba todo el proceso que se llevará a cabo: desde la presentación de un presupuesto hasta la formalización del pedido. Todo ello se gestiona en un mismo documento que irá cambiando de estado según vaya avanzando el proceso de la venta. En primer lugar veremos como crear una venta nueva y posteriormente profundizaremos en los distintos estados en los que podemos encontrar la venta.

Crear una nueva venta

Al acceder a Ventas / Ventas se nos abrirá una pestaña con un listado de las ventas que hemos ido introduciendo con anterioridad clasificadas según el estado en el que se encuentran (Borrador, Presupuesto, Confirmado, En proceso). Además, también podremos ver un listado con todas las ventas realizadas, independientemente de su estado, desde la subpestaña Todo (más adelante, en Flujo de ventas veremos más detenidamente cada uno de los estados en los que nos podemos encontrar una venta). Haciendo doble clic sobre cualquier venta del listado accederemos a su información concreta y detallada. Si lo que queremos es crear una venta nueva deberemos clicar sobre el icono Nuevo y se nos abrirá el formulario de edición con los campos que deberemos rellenar para crear la venta.

La venta está compuesta por una parte en la que se define el cliente con sus datos (Cabecera), y otra compuesta por varias pestañas que contendrán información concreta sobre la venta en sí. En la cabecera, una vez indiquemos el Tercero se rellenarán automáticamente los campos Dirección de facturación y Dirección de envío con la información que tengamos en la ficha del Tercero, pudiéndolos modificar si lo deseamos.

En la pestaña Venta podremos indicar la Fecha venta, el Almacén desde donde se realiza la venta, la Moneda y el Plazo de pago. Estos dos últimos campos también se rellenarán automáticamente con la información que tengamos del Tercero en su ficha.

En el campo Tipo de pago podremos relacionar la venta con un tipo de pago acordado con el tercero. El tipo de pago se traspasará del pedido de venta a la factura cuando esta se genere.

En Tarifa también podremos indicar la tarifa de venta que se aplicará al pedido de venta en caso de que queramos que se le aplique alguna.

Además, para calcular el precio del coste de envío, deberemos indicar el Transportista que realizará la entrega y el Método de coste envío en la pestaña Información adicional. En el momento de seleccionar un Transportista también se generará una nueva línea en el pedido de venta con el coste y producto del envío. Cada vez que cambie una línea (ya sea el producto, precio o cantidad) esta línea se generará de nuevo. En el caso que sea un pedido que ya se haya guardado, se eliminará la línea creando una de nueva.

Por último, tendremos que rellenar el campo Líneas con la información de los productos que serán objeto de la venta, creando tantas líneas como productos distintos vayamos a vender o presupuestar. Para generar una línea clicaremos en el icono Nuevo del campo Líneas y se nos abrirá un ventana emergente con los siguientes campos:

  • Tipo: Mediante este campo podremos definir distintos tipos de línea. El valor por defecto es Línea, si mantenemos este Tipo deberemos rellenar también los campos que siguen a este en la explicación. Los otros valores son Comentario, Subtotal y Título que se utilizan para añadir líneas extras que aparecerán en el informe permitiendo de esta forma una personalización más sencilla. Estos últimos tres tipos se componen únicamente de los campos Descripción y Secuencia.
  • Producto: Aquí seleccionaremos el producto que queremos vender o presupuestar. Establecer un producto es opcional, de todos modos, si queremos que estos productos estén en los albaranes y se hagan los correspondientes movimientos de stock, deberemos seleccionar forzosamente un producto que no sea de tipo servicio.
  • Descripción: En este campo reflejaremos aquello que aparecerá como descripción de la línea en la venta. Si indicamos previamente el Producto, este campo se rellenará automáticamente con el nombre del producto, aunque podremos modificarlo.
  • Cantidad y Unidad: Indicaremos la cantidad y la unidad de medida del producto que estamos introduciendo.
  • Precio unidad: Cuando indiquemos (o se nos rellene el campo con la información introducida en la ficha del producto) el precio por unidad al que vendemos el producto, se nos rellenará de forma automática el campo Importe con el total de la línea.
  • Impuestos: Si tenemos configurados los productos con el impuesto que les corresponde, este campo se nos rellenará automáticamente con la información indicada en el producto, si no, deberemos indicar qué impuesto gravará la línea de la venta.

Si accedemos a la pestaña Información adicional podremos indicar en los campos Método de facturación y el Método de envío en qué punto de la venta queremos que se genere la factura, y cuándo queremos que se realice el envío de la mercancía. Para el campo Método de facturación podremos elegir entre:

  • Manual: No se generará ninguna factura de forma automática y tendremos que generar nosotros la factura de forma manual. (Cómo generar una factura manualmente).
  • Al procesar el pedido: Una vez la venta cambia a estado En proceso se generará un factura con todas las líneas del pedido de venta en estado borrador.
  • Al enviar: Se generará una factura cada vez que se realice el envío de un albarán. Si el albarán no contiene todos los productos de la venta, sólo se facturarán aquellos productos que hayan sido enviados.

En el campo Método de envío podremos elegir entre:

  • Manual: No se generará ningún albarán de forma automática y tendremos que generar nosotros el movimiento de stock (Cómo generar una albarán manualmente).
  • Al procesar el pedido: Una vez cambie el estado de la venta a En proceso se generará un albarán con todos los movimientos de existencias necesarios.
  • Al pagar la factura: Se generarán los albaranes de aquellos productos que en sus respectivas facturas hayan sido pagados.

Como se indica en el apartado Configuración, podemos configurar los métodos por defecto que se mostrarán en las ventas.

Desde las pestañas Facturas y Albaranes podremos acceder a la información sobre los envíos y facturación de la venta. Una vez se generen los albaranes o facturas, nos aparecerán en sus respectivas pestañas y podremos acceder a la información concreta de cada documento. En Estado factura y Estado envío se indica en qué estados nos podemos encontrar estos dos documentos.

Flujo de ventas

En la parte inferior izquierda de la venta podremos observar en todo momento en qué estado se encuentra esta. Una venta siempre pasará por los mismos pasos, y seguirá el siguiente orden:

/Borrador > Presupuesto > Confirmada > En proceso > Realizada/
                        > Cancelada/

Siempre que generamos una venta nueva se nos creará en estado Borrador ya que es el único estado que permite la edición de los campos. Representan aquellas ventas que todavía no se han acabado de definir. Podemos dejarla guardada en este estado hasta el momento que consideremos oportuno o clicar en el botón Presupuesto para cambiar el estado de la venta.

Una vez tengamos la venta en estado Presupuesto se rellenará automáticamente el campo Referencia según la secuencia que le hayamos indicado en la Configuración de la venta. Representa que le hemos presentado un presupuesto a nuestro cliente pero este todavía no nos ha dado una respuesta sobre él. Una vez nos conteste nuestro cliente, podemos cambiar el estado de la venta según su respuesta sea afirmativa o negativa por medio de los botones Cancelar y Confirmar. Además, si queremos añadirle cualquier modificación, podremos hacerlo clicando en el botón Borrador, lo que cambiará la venta a este estado.

Si la respuesta de nuestro cliente es negativa, al clicar en el botón Cancelar, el estado de la venta pasará a Cancelada.

Si nuestro cliente nos confirma el presupuesto, podremos cambiar el estado de la venta a Confirmado. Con ello indicamos que el cliente ha aceptado nuestro presupuesto, pero que la venta todavía no se ha procesado. Tenemos que tener presente que una vez confirmada la venta, no la podremos cancelar ni podremos hacer que esta pase a un estado anterior. Podremos dejar la venta en estado Confirmado hasta el momento en el que comencemos a procesar la venta, cuando le deberemos dar al botón Procesar para cambiar su estado.

Con el estado En proceso la gestión de la venta pasa al departamento de logística o al de producción, por lo que será el último paso que realizaremos desde la pestaña ventas. A partir de este momento, el sistema ya conoce de la necesidad de servir el producto y puede empezar a planificar producciones o compras si son necesarias.

En el momento en el que, desde los departamentos correspondientes, se le indique al sistema que se ha realizado el pago de la factura y el envío de la mercancía, el estado de la venta cambiará a Realizada y el proceso de venta se habrá completado.

Estado factura y Estado envío

Como hemos comentado anteriormente, desde las pestañas Facturas y Albaranes veremos en todo momento el estado en el que se encuentran las facturas y envíos generados por la venta, estos estados pueden ser:

  • Estado factura
    • Ninguno: Todavía no se ha generado ninguna factura relacionada con esta venta.
    • En espera: Las facturas relacionadas con esta venta se han generado pero están a la espera de ser gestionadas y pagadas.
    • Pagada: Todas las facturas relacionadas con esta venta han sido pagadas.
    • Excepción: El sistema había generado una factura pero un usuario ha cancelado la factura. En el apartado Excepciones en la venta se detalla cómo corregir este estado.
  • Estado envío
    • Ninguno: Todavía no se ha generado ningún albarán relacionado con esta venta.
    • En espera: Los albaranes están pendientes de ser procesados.
    • Enviado: Todos los movimientos relacionados con la venta han sido enviados.
    • Excepción: Como en el caso de las facturas, el sistema había generado un albarán para su salida pero un usuario ha cancelado el albarán (o algunas de sus líneas). En el apartado Excepciones en la venta se detalla cómo corregir este estado.

Nota

Los albaranes de envío únicamente se generarán si realizamos la venta sobre un producto clasificado como Bien o como Activo, por lo que si la venta se realiza sobre un servicio solamente se generarán las facturas.

Devolver o cancelar una venta una vez confirmada

En el caso de realizar una venta que, una vez procesada, se deba abortar, lo gestionaremos por medio de un asistente habilitado a tal efecto. Para ello, dentro de la venta que queremos devolver, clicaremos en el menú Ejecutar acción y clicaremos en Devolución venta. Esto creará una copia de la venta que estamos devolviendo, pero con la diferencia que las cantidades de las líneas estarán ahora en negativo.

Al estar las líneas de la venta en negativo, en el momento de procesar el albarán en vez de crear un albarán de cliente, se creará un albarán de devolución de cliente y en el momento de generar la factura, en vez de crear una factura de cliente se creará una factura de abono.

Nota

Se pueden mezclar lineas con cantidades positivas y negativas en una misma venta. En este caso, se generaran albaranes y facturas para las líneas con cantidades positivas y albaranes de devolución y abonos para las negativas.

Realizar una venta con distinta divisa

En caso de que tengamos clientes que nos compren con una divisa distinta a la que tenemos configurada por defecto (y con la que realizamos toda la actividad contable), podemos indicarlo en el campo Moneda de la venta. Esto provocará que cuando seleccionemos el producto en la línea de venta, el precio que se indica en el campo Precio unidad refleje ya la conversión a la moneda indicada según la tasa de cambio informada para la fecha de la venta (podemos acceder a Moneda para ver cómo configurar las tasas de cambio de las monedas extranjeras).

Advertencia

El sistema no recalcula el precio de líneas de venta si estas las hemos generado antes de escoger la moneda. Por lo que si queremos que haga la conversión de una línea ya introducida deberemos borrarla y volverla a crear.

Todo el proceso de la venta se realizará con la Moneda indicada y una vez nuestro cliente realice el pago, y nosotros lo informemos en el sistema, Tryton realiza una nueva conversión a nuestra divisa con la tasa de cambio en el momento del pago.

Por lo tanto, es cuando se genera el asiento del pago de una factura cuando el sistema realiza el cambio definitivo de divisa y refleja la cantidad en nuestra propia divisa. Así pues, si un cliente inglés nos pide un presupuesto en libras, todo el proceso de venta se realizará en libras (borrador, presupuesto, confirmación y procesado) según la tasa de cambio existente en el momento de generar la venta. Cuando este cliente nos realice el pago en libras, el sistema calculará de nuevo la conversión de las libras a euros según la tasa en el momento del pago y una vez convertido el importe a euros realiza el asiento en el diario correspondiente en euros.

Nota

En caso de que hubiese diferencias en la tasa de cambio del día de venta y la del día de pago, el sistema genera un asiento adicional en la cuenta contable Diferencias negativas de cambio (668) o Diferencias positivas de cambio (768) reflejando las diferencias o desajustes en el cambio de divisa.

Excepciones en la venta

Aunque no es muy frecuente, es posible que se dé el caso de que cuando procesemos una venta, y se generen los correspondientes documentos (facturas y/o albaranes), desde el departamento correspondiente nos cancelen alguno de estos documentos (porque haya un error en la venta, un descuadre de stock, etc.). A este hecho Tryton lo llama Excepción. Cuando esto suceda, seremos nosotros, desde Ventas, los encargados de gestionar esta excepción, confirmando la cancelación y, por lo tanto, modificando el documento, o volviendo a emitir el mismo documento si la cancelación no se debiera de haber producido. Esto nos permite una doble validación: por un lado del encargado de realizar los albaranes o facturas que cancela el documento; y por el otro lado, nosotros que, como responsables de la venta, tendremos que confirmar esta excepción.

Cuando esto suceda, y nos cancelen algún documento, desde la venta podremos ver como el estado del documento cambia a Excepción. Además, en la parte inferior derecha de la venta nos aparecerán los botones “Gestionar excepción de factura” y/o “Gestionar excepción de envío” (dependiendo de si nos han cancelado un albarán, una factura o ambos documentos) desde donde llevaremos a cabo la gestión de la excepción.

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Captura de pantalla de las excepciones

Gestión de la excepción

El procedimiento para gestionar una excepción será el mismo tanto si nos cancelan un albarán como una factura. Para la excepción de factura tendremos que indicar qué Facturas se generarán de nuevo (en caso de que haya más de una), y para la excepción de envío tendremos que indicar los productos que incluiremos en el nuevo albarán. Para llevar a cabo la gestión, clicaremos en el botón Gestionar excepción de envío o Gestionar excepción de factura y nos aparecerá una ventana dónde podremos ver los movimientos (si se trata del envío) o las facturas (si se trata de la factura) que causan la excepción, o dicho de otro modo, los Movimientos o Facturas que han sido cancelados.

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Captura de pantalla de los movimientos a recrear

Será desde esta ventana dónde podremos seleccionar los productos que queremos que se incluyan en el nuevo albarán, o las Facturas que queremos que se vuelvan a crear. Por defecto, cuando se abra la ventana, aparecen todos los productos seleccionados, si clicamos sobre alguno de ellos los deseleccionaremos, y si clicamos de nuevo, los volveremos a seleccionar. Una vez seleccionemos los productos o facturas clicaremos en aceptar y se nos generará un nuevo albarán con los productos seleccionados (si gestionábamos la excepción de envío) o se nos generarán de nuevo las facturas seleccionadas (si lo hacíamos sobre la excepción de factura). En caso de que no seleccionemos nada, no se generará ningún documento nuevo.

Si hemos gestionado una excepción de envío y posteriormente accedemos a la pestaña Albaranes de la venta, veremos que el albarán original nos aparece en estado Cancelado y el nuevo albarán en estado En espera. Además, los Movimientos originales aparecerán también en estado Cancelado y en la columna Estado excepción nos indicará si el producto se ha vuelto a utilizar en el nuevo albarán (con el estado Recreado) o si no lo ha hecho (con el estado Ignorado).

Si la gestión la hemos hecho sobre la factura, podremos acceder posteriormente a la pestaña Facturas y nos aparecerán un listado con las Facturas que se han generado por medio de la venta a modo de histórico. De ellas, la que hayan provocado la excepción estarán en estado Cancelado y las que hayamos generado de nuevo en el estado concreto en el que se encuentren (Borrador, Validada o Confirmada).

Impuestos incluidos

La opción de “Impuestos incluidos” de la tarifa, no aplicará el precio unitario definido en la línea de la tarifa, si no aplicará el precio unitario de la tarifa sin los impuestos.

Configuración

En Ventas / Configuración podemos definir los valores por defecto para los campos Método de facturación y Método de envío. En el apartado Métodos de facturación y envío se detalla los valores posibles, junto con sus implicaciones. Además también podremos definir la Secuencia de venta que será la utilizada para generar el campo Referencia.

Coste (transporte) a la factura

Si en el pedido de venta añadimos un Transportista, este añade una línea en el pedido con el coste del envío. Esta línea no pasará en el albarán ya que es un producto tipo servicio.

Si el Método de coste envío de un pedido de venta es a partir de albarán, es importante que en la configuración de las ventas activar la opción “Método coste envío” en el albarán. Si se selecciona la opción “Método de coste envío” en el pedido se generarán dos facturas, una factura en el momento de confirmar el pedido y la otra factura en el momento de procesar el albarán.