Gestión de Compras

En Tryton el concepto de Compra no se limita únicamente la compra en sí, sino que engloba todo el proceso que se llevará a cabo: desde que nos presentan un presupuesto de compra hasta la formalización del pedido. Todo ello se gestiona en un mismo documento que irá cambiando de estado según vaya avanzando el proceso de compra. En primer lugar veremos como crear una compra nueva y posteriormente profundizaremos en los distintos estados en los que podemos encontrar la compra.

Crear una nueva compra

Para crear una nueva compra deberemos acceder a Compras / Compras y se nos abrirá una pestaña con un listado de las compras introducidas con anterioridad, clasificadas según el estado en el que se encuentran (Borrador, Presupuesto, Confirmado, En proceso). Además, también podremos ver un listado con todas las compras realizadas, independientemente de su estado, desde la subpestaña Todo (más adelante, en Flujo de compras, veremos más detenidamente cada uno de los estados). Haciendo doble clic sobre cualquier compra del listado accederemos a su información concreta y detallada. Si lo que queremos es crear una compra nueva deberemos clicar sobre el icono Nuevo y se nos abrirá el formulario de edición con los campos que deberemos rellenar para crear la compra.

La compra está compuesta por una parte en la que se define el proveedor con sus datos (Cabecera), y otra compuesta por varias pestañas que contendrán información concreta sobre la compra en sí. En la cabecera, una vez indiquemos el Tercero se rellenará automáticamente el campo Dirección de facturación con la información que tengamos en la ficha del Tercero, pudiéndola modificar si lo deseamos.

En la pestaña Compra podremos indicar la Fecha compra, el Almacén que recibirá la compra, la Moneda y el Plazo de pago. Estos dos últimos campos también se rellenarán automáticamente con la información que tengamos del Tercero en su ficha. Por último, tendremos que rellenar el campo Líneas con la información de los productos que serán objeto de la compra, creando tantas líneas como productos distintos vayamos a comprar. Para generar una línea clicaremos en el icono Nuevo del campo Líneas y se nos abrirá un ventana emergente con los siguientes campos:

  • Tipo: Mediante este campo podremos definir distintos tipos de línea. El valor por defecto es Línea, si mantenemos este Tipo deberemos rellenar también los campos que siguen a este en la explicación. Los otros valores son Comentario, Subtotal y Título que se utilizan para añadir líneas extras que aparecerán en el informe, permitiendo de esta forma una personalización más sencilla. Estos últimos tres tipos se componen únicamente de los campos Descripción y Secuencia.
  • Producto: Aquí seleccionaremos el producto que vayamos a comprar. Establecer un producto es opcional, de todos modos, si queremos generar albaranes de proveedor y que se hagan los correspondientes movimientos de stock, deberemos seleccionar forzosamente un producto que no sea de tipo servicio.
  • Descripción: En este campo reflejaremos aquello que aparecerá como descripción de la línea en la compra. Si indicamos previamente el Producto, este campo se rellenará automáticamente con el nombre del producto, aunque podremos modificarlo.
  • Cantidad y Unidad: Indicaremos la cantidad y la unidad de medida del producto que estamos introduciendo.
  • Precio unidad: Cuando indiquemos (o se nos rellene el campo con la información introducida en la ficha del producto) el precio por unidad al que vendemos el producto, se nos rellenará de forma automática el campo Importe con el importe total, teniendo en cuenta la Cantidad que hemos introducido.
  • Impuestos: Si tenemos configurados los productos con el impuesto que les corresponde, este campo se nos rellenará automáticamente con la información indicada en el producto, si no, deberemos indicar qué impuesto gravará la línea de la compra.

Si accedemos a la pestaña Información adicional podremos indicar en el campo Método de facturación en qué punto de la compra queremos que se genere la factura. Para ello podremos elegir entre:

  • Manual: No se generará ninguna factura de forma automática y tendremos que generar nosotros la factura de forma manual. (Cómo generar una factura manualmente).
  • Basado en el pedido: Una vez la compra cambia a estado En proceso se generará un factura con todas las líneas del pedido de compra en estado borrador.
  • Basado en el envío: Se generará una factura cada vez que se haga efectiva la recepción de la mercancía. Si el albarán no contiene todos los productos de la compra, sólo se facturarán aquellos productos que hayan sido recibidos.

Como se indica en el apartado Configuración, podemos configurar el método de facturación por defecto que se mostrarán en las compras.

Desde las pestañas facturas y albaranes podremos acceder a la información sobre las recepciones y facturación de la compra. Una vez se generen los albaranes o facturas, nos aparecerán en sus respectivas pestañas y podremos acceder a la información concreta de cada documento. En Estado factura y Estado envío se indica en qué estados nos podemos encontrar estos dos documentos.

Tipos de pago

En en pedido de compra puede relacionar con un tipo de pago. El tipo de pago se traspasa del pedido de compra a la factura cuando el pedido genera la factura.

Añadir líneas pendientes de facturar

En sistemas de automatización de facturación se genera facturas a partir de líneas a facturar. Esto se muy común por ejemplo en el proceso de contratos de servicios se generen líneas, y al fin de mes, se facturen.

Cuando crea un nueva factura, al seleccionar el tercero, en las líneas de la factura, podrá seleccionar líneas existentes pendientes de facturar.

Nota

Sólo podrá seleccionar las líneas de factura del tercero de la factura y que no sean facturadas previamente.

Flujo de compras

En la parte inferior izquierda podremos observar en todo momento en qué estado se encuentra la compra. Los pasos básicos son los siguientes y siguen este orden:

/Borrador > Presupuesto > Confirmada > En proceso > Realizada/
                        > Cancelada/

Siempre que generamos una compra nueva se nos creará en estado Borrador ya que es el único estado que permite la edición de los campos. Representan aquellas compras que todavía no se han acabado de definir. Podemos dejarla guardada en este estado hasta el momento que consideremos oportuno o clicar en el botón Presupuesto para cambiar el estado de la compra.

Una vez tengamos la compra en estado Presupuesto se rellenará automáticamente el campo Referencia según la secuencia que le hayamos indicado en la Configuración de la compra. Representa que nuestro proveedor nos ha presentado un presupuesto pero que todavía no le hemos dado una respuesta sobre él. Una vez decidamos qué hacer con el presupuesto, podremos cambiar el estado de la compra por medio de los botones Cancelar y Confirmar según la respuesta sea afirmativa o negativa. Además, si necesitamos realizar alguna modificación lo podremos hacer clicando en el botón Borrador y cambiando su estado a Borrador de nuevo.

Si nuestra respuesta sobre el presupuesto es negativa, al clicar en el botón Cancelar, el estado de la compra pasará a Cancelada.

Si respondemos afirmativamente al presupuesto, podremos cambiar el estado de la compra a Confirmado. Con ello indicamos que hemos aceptado el presupuesto, pero que todavía no se ha procesado la compra. Tenemos que tener presente que una vez confirmada la compra, no la podremos cancelar ni podremos hacer que esta pase a un estado anterior.

Una vez confirmada una compra esta nos generará los movimientos de existencias relacionados, pero no nos creará ningún albarán de proveedor, que deberemos crear manualmente. De todos modos, en el albarán de proveedor podremos seleccionar el botón + en los movimientos de entrada para buscar movimientos pendientes de recibir del proveedor y añadirlos automáticamente al albarán.

Otra opción es dejar la compra en estado Confirmado hasta que nos indiquen que se ha empezado a procesar la compra, momento en el que deberemos dar al botón Procesar.

Con el estado En proceso indicamos que nuestro proveedor está procesando la compra, por lo que la gestión dejará de depender de nosotros, ya que el siguiente paso será la recepción de la mercancía. A partir de este momento, el sistema ya sabe que estamos pendientes de recibir la mercancía del Tercero indicado y al Almacén indicado.

En el momento en el que se le indique al sistema que se ha realizado la recepción de la mercancía, desde los departamentos correspondientes, y que la factura de la compra está pagada, el estado de la compra cambiará a Realizada y el proceso de compra se habrá completado.

Estado factura y Estado envío

Como hemos comentado anteriormente, desde las pestañas Facturas y Albaranes veremos en todo momento el estado en el que se encuentran las facturas y envíos que se han generado por la compra, estos estados pueden ser:

  • Estado factura
    • Ninguno: Todavía no se ha generado ninguna factura relacionada con esta compra.
    • En espera: Las facturas relacionadas con esta compra se han generado pero están a la espera de ser gestionadas y pagadas.
    • Pagada: Todas las facturas relacionadas con esta compra han sido pagadas.
    • Excepción: El sistema había generado una factura pero un usuario ha cancelado la factura. En el apartado Excepciones de la compra se detalla cómo corregir este estado.
  • Estado envío
    • Ninguno: Todavía no se ha generado ningún albarán relacionado con esta compra.
    • En espera: Se puede dar en dos supuestos: hemos recibido parte del material (generando el correspondiente albarán) y estamos a la espera del resto de mercancía; o hemos generado el albarán de recepción pero lo hemos dejado en estado borrador.
    • Recibido: Todos los movimientos relacionados con la compra han sido recibidos.
    • Excepción: Como en el caso de las facturas, se ha generado un albarán para la recepción de la mercancía pero un usuario ha cancelado el albarán (o algunas de sus líneas). En el apartado Excepciones de la compra se detalla cómo corregir este estado.

Nota

El sistema únicamente esperará la recepción de mercancía si realizamos la compra sobre un producto clasificado como Bien o como Activo, por lo que si la compra se realiza solamente sobre Servicios el sistema únicamente generará las facturas.

Facturación parcial

Podemos facturar parcialmente una compra eliminando las líneas de facturas que no queramos facturar en ese momento, o modificando las cantidades a facturar. Una vez confirmada la factura, el programa vuelve a procesar las compras relacionadas, creando (en caso de que sea necesario) una nueva factura con las líneas pendientes de facturar.

Recepciones parciales

En caso de que el proveedor nos haya enviado solo una parte del pedido, no deberemos seleccionar las líneas que no hemos recibido todavía en el albarán de recepción. Los movimientos pendientes de recibir quedarán en estado borrador para que los podamos adjuntar en otro albarán cuando los recibamos.

En caso de recibir menos cantidad de un producto de la que esperamos, simplemente deberemos modificar la cantidad recibida en el albarán y al confirmarlo se nos crearán los movimientos pendientes para que los podamos recibir en un futuro albarán.

Devolución de la compra

Si tenemos que devolver productos a un proveedor podemos crear la compra con las cantidades negativas. Esto nos generará el correspondiente albarán de devolución y las facturas de abono de proveedor.

Excepciones en la compra

Aunque no es muy frecuente, es posible que se dé el caso de que cuando procesemos una compra, y se generen o generemos los correspondientes documentos (facturas y/o albaranes), desde el departamento correspondiente nos cancelen alguno de estos documentos (porque haya un error en la compra, un descuadre de los envíos de mercancía, etc.). A este hecho Tryton lo llama Excepción. Cuando esto suceda, seremos nosotros, desde Compras, los encargados de gestionar esta excepción, confirmando la cancelación y, por lo tanto, modificando el documento, o volviendo a emitir el mismo documento si la cancelación no se debiera de haber producido. Esto nos permite una doble validación: por un lado del encargado de realizar los albaranes o facturas que cancela el documento; y por el otro lado, nosotros que, como responsables de la compra, tendremos que confirmar esta excepción.

Cuando esto suceda, y nos cancelen algún documento, desde la compra podremos ver como el estado del documento cambia a Excepción. Además, en la parte inferior derecha de la compra nos aparecerán los botones “Gestionar excepción de factura” y/o “Gestionar excepción de envío” (dependiendo de si nos han cancelado un albarán, una factura o ambos documentos) desde donde llevaremos a cabo la gestión de la excepción.

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Captura de pantalla de excepciones en la compra

Gestión de la excepción

El procedimiento para gestionar una excepción será el mismo tanto si nos cancelan un albarán como una factura. Para la excepción de factura tendremos que indicar qué Facturas se generarán de nuevo (en caso de que haya más de una), y para la excepción de envío tendremos que indicar los productos que incluiremos en el nuevo albarán. Para llevar a cabo la gestión, clicaremos en el botón Gestionar excepción de envío o Gestionar excepción de factura y nos aparecerá una ventana donde podremos ver los movimientos (si se trata de la recepción de mercancía) o las facturas (si se trata de la factura) que causan la excepción, o dicho de otro modo, los Movimientos o Facturas que han sido cancelados.

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Captura de pantalla de las excepciones en los movimientos de compra

Por defecto, cuando se abra la ventana, aparecen todos los productos seleccionados, si clicamos sobre alguno de ellos los deseleccionaremos, y si clicamos de nuevo, los volveremos a seleccionar. Una vez elegidos los productos o facturas clicaremos en aceptar y se nos generará de nuevo las facturas seleccionadas (si lo hacíamos sobre la excepción de factura) o si la excepción es sobre el envío, podremos generar de nuevo el albarán con los movimientos seleccionados. En caso de que no seleccionemos nada, no se generará ningún documento nuevo.

Si hemos gestionado una excepción de envío y posteriormente accedemos a la pestaña Albaranes de la compra, veremos que el albarán original nos aparece en estado Cancelado y el nuevo albarán en estado En espera. Además, los Movimientos originales aparecerán también en estado Cancelado y en la columna Estado excepción nos indicará si el producto se ha vuelto a utilizar en el nuevo albarán (con el estado Recreado) o si no lo ha hecho (con el estado Ignorado).

Si la gestión la hemos hecho sobre la factura, podremos acceder posteriormente a la pestaña Facturas y nos aparecerán un listado con las Facturas que se han generado por medio de la compra a modo de histórico. De ellas, la que hayan provocado la excepción estarán en estado Cancelado y las que hayamos generado de nuevo en el estado concreto en el que se encuentren (Borrador, Validada o Confirmada).

Proceso de cancelación de compras

Al querer cancelar una compra podemos encontrarnos ante los siguientes casos de cancelación, que salvo excepción serán la mayoría:

  • Cancelar una compra que ha sido introducida y procesada. Esta compra nos generará uno o más movimientos de producto (en función de la compra) que nos aparecerá en la pestaña Albaranes en el campo Movimientos. Para cancelar la compra tan sólo necesitaremos crear un albarán nuevo del tercero, seleccionando el almacén desde el cuál hacemos la recepción. Finalmente, añadiremos la línea de la compra que queremos Cancelar, la cancelamos y al volver a la compra (y recargar la ventana) veremos que nos aparece la opción de gestionar la excepción de envío. Haremos clic en el botón que nos devolverá un asistente dónde podremos seleccionar los movimientos que queremos recrear. En este caso los deseleccionaremos todos, haciendo clic sobre las líneas que por defecto vendrán seleccionadas, y aceptaremos.

    A la conclusión de estos pasos veremos como en la pestaña Albaranes el movimiento y el albarán tienen el estado Cancelado y el estado de excepción Ignorado.

  • Cancelar una compra que ha sido recibida y tiene un albarán con el movimiento vinculado. Si el albarán aún está en estado Borrador podremos cancelar tanto la compra como el albarán siguiendo los pasos del primer punto. Ahora bien, si el albarán está Recibido lo único que podremos hacer es cancelar el albarán pero la compra ya tendrá el estado Realizado, así que no debemos cancelar el albarán sino confirmarlo y acabar marcándolo como Realizado. Esto nos generará una línea de factura en la compra, llevándonos al siguiente paso: crear una factura de este proveedor, dónde añadiremos la línea de factura de la compra y cancelaremos la factura. Una vez cancelada esta factura nos quedará todo el circuito cerrado ahora bien si queremos hacer la devolución de la mercadería deberemos hacer una copia exacta de la compra inicial con cantidad negativa y procesarla, pero antes de ello es recomendable dirigirnos a la pestaña Información adicional y marcar el método de facturación como Manual, así nos evitamos que genere una factura.

    Una vez que hayamos procesado la compra, se generará un movimiento de producto. Este lo añadiremos a un albarán que procesaremos, dando por cerrado, así, el circuito de la cancelación de la compra o devolución de la mercancía; sin la creación de una nueva línea de factura.

    Si queremos lo contrario, que todo quede registrado en la misma factura, dejaremos el método de facturación igual y en la pirmera línia de factura la añadiremos a la misma factura que la línia generada del albarán de devolución.

  • Cancelar una compra que ha sido recibida y no tiene albarán vinculado, pero sí que ha generado una línea de factura. Repetiremos parte de los pasos enumerados anteriormente, creando una factura de proveedor dónde añadiremos la línea de factura para cancelarla. Realizaremos todas los pasos anteriores hasta llegar de nuevo a la gestión de la excepción de la factura en la compra. Ignorando esta excepción como hemos hecho en casos anteriores.

Configuración

En Compras / Configuración podemos definir el valor por defecto para el campo Método de facturación. En el apartado Métodos de facturación se detalla los valores posibles, junto con sus implicaciones. Además también podremos definir la Secuencia de compra que será la utilizada para generar el campo Referencia.