Contabilidad

Empezar a trabajar

El sistema contable de Tryton es una pieza más del sistema integrado de gestión (ERP) de nuestra empresa u organización. Está pensado para trabajar conjuntamente con los sistemas de ventas y compras de Tryton para evitar duplicar procesos en la introducción de datos y para disponer de la información contable en tiempo real. Esto permite enormes ventajas en nuestra empresa/organización pues:

  • Reduce el trabajo de nuestro departamento contable/financiero gracias a la reducción de duplicidades y errores.
  • Permite tomar decisiones estratégicas en función de los balances contables reales.

El sistema contable financiero de Tryton es en realidad un motor de contabilidad dónde, una vez configurado adecuadamente, se le introduce sólo la información imprescindible y él calcula de forma automática los resultados y balances. Podríamos hacer un símil con un robot de cocina: Una vez programado el robot de cocina (ejercicios, periodos, diarios, plan contable, impuestos, pagos, etc.) e introducido los ingredientes (facturas, extractos bancarios, asientos especiales, etc.) él automáticamente nos prepara nuestro plato culinario (calcula facturas pagadas/pendientes mediante conciliación, balances contables, informes de impuestos...).

Nota

Hay que recordar que en Tryton se denomina Empresa a nuestra propia empresa y Tercero a cualquier empresa/organización/particular con la que mantenemos una relación (cliente, proveedor, asesor, cliente potencial, etc).

Antes de empezar a trabajar deberemos configurar contablemente el sistema según nuestras necesidades. Para ello deberemos abrir un nuevo ejercicio fiscal, crear un nuevo plan contable y nuevas cuentas contables, crear los libros diarios que utilizaremos y, en caso necesario, configurar los impuestos con los que trabajaremos.

Abrir ejercicio fiscal

El ejercicio fiscal, que por regla general suele coincidir con el año natural, tiene como función acotar el inicio y cierre de los diferentes libros que vamos a utilizar. Además limita temporalmente las anotaciones contables que podamos introducir en el sistema, de manera que hasta que no se abra el ejercicio fiscal (y los correspondientes periodos) no se podrá confirmar ninguna factura (ni ningún asiento contable) fechada en ese año. Por ejemplo, no se podrá confirmar ninguna factura fechada en el 2015 hasta que no se abra un ejercicio fiscal con Fecha inicial 01/01/2015 y Fecha final 31/12/2015.

Para abrir un ejercicio fiscal debemos dirigirnos al menú Contabilidad / Configuración / Ejercicios fiscales / Ejercicios fiscales, hacemos clic en el botón nuevo y rellenamos todos los campos obligatorios: Nombre, Fecha inicial y Fecha final. Si lo deseamos, también podemos dar un código al ejercicio fiscal, aunque este campo tiene un carácter opcional.

Nota

Normalmente, solemos poner el año al que corresponde el ejercicio fiscal en Nombre y en Fecha inicial y Fecha final, la fecha de inicio y fin del año natural.

En la pestaña Secuencias deberemos introducir la secuencia que queramos que se utilice para los asientos y las distintas facturas confirmadas del periodo fiscal. Podemos elegir una secuencia creada previamente o crear una clicando sobre el icono Nuevo (Crear una secuencia). Es imprescindible a nivel contable que la secuencia no se repita entre distintos ejercicios fiscales, por lo que, para cada uno de los distintos ejercicios que vayamos abriendo a lo largo del tiempo, deberemos crear nuevas secuencias.

Por otro lado, Tryton permite utilizar la misma secuencia de facturas para las facturas de cliente, proveedor, abonos de cliente y abonos de proveedor pero esto no es válido bajo la normativa española. Así que, si nuestra empresa se rige por esta legislación, deberemos crear una serie exclusiva para nuestra facturación.

Finalmente, una vez introducidos los parámetros generales y las secuencias, podemos volver a la pestaña Períodos y hacer clic en el botón Crear períodos mensuales. Con esto se nos generará un período para cada mes del año fiscal y, cuando desarrollemos nuestra actividad contable, todo asiento será siempre clasificado dentro de un período teniendo en cuenta su Fecha efectiva.

Nota

No es recomendable utilizar períodos trimestrales porque en varios informes contables Tryton solamente nos permitirá seleccionar por períodos, y si estos son trimestrales la concreción de los informes será menor. Es preferible hacer la división por meses y si necesitamos hacer alguna declaración trimestral, tan solo tendremos que unir periodos de tres en tres.

Crear una nueva cuenta contable

Una cuenta contable es el lugar donde indicamos los cambios que se producen en nuestros activos o pasivos durante un periodo concreto. Estos cambios suelen ser agrupados en distintas cuentas contables según su naturaleza, por lo que, por medio de las cuentas, podemos analizar la evolución de nuestros activos, nuestras obligaciones o las variaciones de nuestro capital. Para crear una nueva cuenta debemos dirigirnos al menú Contabilidad / Configuración / Planes contables / Cuentas / Cuentas y clicar en el botón Nuevo.

También podemos duplicar cualquier cuenta del Plan General de Contabilidad y posteriormente modificarla según nuestro intereses. (Por ejemplo buscamos la 57200000 para crear la 57200001)

Nota

Hay que ir con cuidado a no duplicar cuentas de tipo vista, a menos que sepamos perfectamente lo que estamos haciendo.

En primer lugar deberemos rellenar la cabecera del formulario que se nos abrirá, indicando el Nombre y el Código de esta nueva cuenta. Si le ponemos un código numérico, el Código nos servirá para clasificar la cuenta e indicarle al sistema de qué grupos va a depender.

Una vez completada la cabecera, podemos ir rellenando el resto de campos según el carácter que le queramos dar a la nueva cuenta contable:

  • Empresa: Indicaremos para cual de nuestras empresas crearemos la cuenta.
  • Padre: En caso de que la cuenta que estamos creando dependa de otra, lo deberemos indicar aquí.
  • Clase: En este campo seleccionaremos de qué tipo será esta nueva cuenta. Si indicamos en este campo Vista le estaremos indicando al sistema que esta cuenta agrupará otras cuentas. El resto de tipologías que podemos seleccionar son: A cobrar, A pagar, Existencias, Gastos, Ingresos y Otros.
  • Cierre: Marcaremos el tick en caso de que la cuenta sea prorrogable tras el cierre del ejercicio fiscal. Este campo nos permite indicar si el saldo de la cuenta debe ser arrastrado al período siguiente una vez cerrado el año.
  • Conciliar: En caso de que queramos que la cuenta sea conciliable.
  • Tercero obligatorio: Marcaremos el tick en caso de que queramos que sea obligatorio que se indique el tercero al hacer apuntes.
  • Moneda: Por defecto nos indicará la moneda configurada por defecto para la contabilidad de la empresa.
  • Moneda secundaria: Si indicamos una Moneda secundaria, cuando vayamos a ver los extractos de la cuenta que estamos creando, además de los importes con la moneda principal, nos aparecerán también una columna indicando la conversión de los importes a la Moneda secundaria seleccionada.
  • Impuestos por defecto: Seleccionaremos aquí, en caso de que queramos informar de impuestos específicos para los apuntes que se añadan a la cuenta.
  • Hijos: En caso de que queramos que otras cuentas dependan de la que estamos creando lo podremos indicar o crear otras cuentas nuevas por medio de este campo.
  • Cierres: En esta pestaña se nos irán indicando, en caso de tener marcado el tick del campo Cierre y conforme vayamos cerrando ejercicios fiscales, los importes del debe y haber del ejercicio fiscal al cierre de este.
  • Conciliación bancaria: Seleccionaremos esta opción en caso de que queramos que con los apuntes de la cuenta se puedan hacer conciliaciones bancarias.

Importante

Una vez tengamos creadas las cuentas contables que necesitemos, podremos ir al menú Contabilidad / Configuración / Contable y configurar las cuentas que utilizaremos por defecto para los pagos y los ingresos.

Modificar el campo “Padre”

En Tryton es habitual encontrar datos estructurados en forma de “padres e hijos” o “árbol”. Esto lo podemos encontrar, por ejemplo, en:

  • La estructura de empresas (menú Terceros > Configuración > Empresas)
  • El plan de cuentas (menú Configuración > Planes contables > Cuentas)
  • En categorías de terceros (menú Terceros > Categorías) y productos (menú Productos > Categorías)

En todos estos casos podremos ver que podemos acceder a la información mediante dos entradas de menú. La primera con un icono escalado, en forma de árbol, y la segunda, que la encontramos dentro de la primera, con un icono normal de formulario.

Entrando en el primer caso, podremos ver la información en forma de árbol:

Mientras que en la segunda podremos verla en forma de lista:

Desde ambas pantallas podremos consultar y modificar información pero el comportamiento de ambas es distinto:

  • En la vista tipo árbol podremos arrastrar y soltar (drag&drop) para establecer el padre. Esto no será posible en la vista tipo lista (la segunda)
  • En la vista tipo árbol no podremos cambiar el padre cuando entremos en la ficha / formulario.
  • En la vista tipo árbol solamente nos buscará en los elementos del primer nivel. En los subniveles aparecerán todos.

Crear un nuevo diario

Los libros diarios son libros donde se van estableciendo cronológicamente los registros contables que se van produciendo en nuestra empresa. Para crear uno nuevo debemos acceder por medio de la ruta Contabilidad / Configuración / Diarios / Diarios y hacer clic en el icono Nuevo.

En el formulario que se nos abrirá, deberemos seleccionar el Nombre, el Tipo, elegir qué clase de Secuencia se seguirá (podemos crear una nueva secuencia o elegir una ya creada (Crear una secuencia)), la Cuenta haber por defecto y la Cuenta debe por defecto. Además podemos elegir también si en este diario permitiremos que se cancelen asientos. Una vez rellenados los campos podremos guardar el diario y ya lo tendremos operativo para empezar a realizar apuntes contables en él.

A parte de los distintos Tipos de diario que vienen por defecto en Tryton, podemos crear nuevas tipologías según nuestras necesidades accediendo al menú Contabilidad / Configuración / Diarios / Tipos de diario y, tras clicar en Nuevo, indicar un Nombre y un Código para la nueva tipología de diario. Posteriormente, podemos modificar o crear uno o varios diarios nuevos configurándolos con la nueva tipología.

Crear un plan contable

El plan contable es aquello que clasifica y organiza las distintas cuentas donde se irá recogiendo el registro contable de las operaciones que realice nuestra empresa. Es por esto que una vez definidos los pasos previos según nuestros intereses, podremos crear nuestro plan contable. Para ello accederemos por medio de Contabilidad / Configuración / Plantillas / Crear plan contable desde plantilla y se nos abrirá un asistente donde deberemos indicar la empresa sobre la que queremos crear el plan y la Plantilla de cuenta que utilizaremos para crearlo (por defecto el sistema tiene ya generada la plantilla Plan de tipos de cuenta mínimo aunque también podemos instalar el Plan General de Contabilidad o crear una plantilla personalizada por medio del menú Contabilidad / Configuración / Plantillas / Plantillas de tipo de cuenta). Una vez indicados estos campos, clicamos en Crear y se nos abrirá una nueva ventana donde podremos indicar la Cuenta a pagar por defecto y la Cuenta a cobrar por defecto que utilizaremos para el plan contable.

Podemos elegir la plantilla Plan de cuentas mínimo para realizar nuestro plan contable o elegir la del Plan General Contable Español 2008 (PYMES). Si elegimos esta última, se nos generará un plan contable con todas las cuentas y subcuentas que marca la legislación española.

Si clicamos de nuevo en Crear el sistema nos creará el nuevo Plan contable que, posteriormente, podremos consultar por medio de Contabilidad / Planes contables / Abrir plan contable.

Configurar impuestos

Es posible que no necesitemos configurar ningún apartado de este punto, ya que Tryton viene con todos los impuestos que se utilizan según la legislación española tanto a nivel estatal como internacional. Aun así, si lo deseamos podemos modificar alguno de los impuestos que viene informados o crear otros nuevos

Para crear o modificar el sistema tributario de nuestro sistema deberemos acceder en primer lugar a Contabilidad / Configuración / Impuestos / Grupos de impuesto para crear los grupos donde posteriormente asociaremos los distintos tipos de impuestos que iremos generando. Estos grupos se clasifican según si los impuestos se graban durante la venta, la compra o durante ambos.

Para crear un nuevo impuesto, deberemos acceder a Contabilidad / Configuración / Impuestos / Impuestos y al clicar en Nuevo se nos abrirá la vista de edición donde deberemos rellenar los distintos campos para poder configurar el impuesto. Deberemos rellenar el Nombre, la Descripción, el Grupo al que pertenece, el Tipo (si indicamos aquí que es un impuesto con importe fijo también deberemos indicar el Importe, si, por el contrario, seleccionamos Porcentaje deberemos indicar el Porcentaje sobre el que se calculará el impuesto). También deberemos indicar la Cuenta de factura y la Cuenta de abono en las que realizaremos las anotaciones contables. Además, en caso de que el impuesto que estemos generando tenga otros dependientes de él, lo deberemos indicar en Hijos.

Si accedemos a la pestaña Código podremos indica los distintos códigos de impuestos que utilizaremos para el impuesto.

En Contabilidad / Configuración / Impuestos / Reglas de impuesto podremos indicar los regímenes y reglas varias que agrupan los distintos impuestos. Tendremos también otra forma distinta de agrupar los impuestos, pero en función de su régimen.

Configurar plazos de pago

Para crear o configurar los plazos de pago que posteriormente podremos aplicar a nuestros clientes o proveedores, accederemos a Contabilidad / Configuración / Plazos de pago y, tras clicar en Nuevo, se nos abrirá el formulario de edición de los plazos de pago. En él deberemos indicar un nombre y rellenar al menos una línea de plazo de pago. Hay que tener en cuenta que cada plazo de pago se compone de una o varias Líneas, estas Líneas nos indicarán cuándo y cómo se realizará el pago. Además, la cantidad de Líneas que compongan el plazo nos indicará cuántos pagos se deberán hacer. Por ejemplo, si un pago es a 30 días, este plazo de pago sólo tendrá una línea, en cambio, si el plazo de pago se realiza a 15 y a 30 días, se deberán crear dos líneas, una para el pago a 15 días y otra para el pago a 30 días.

Cuando accedamos a crear una nueva línea, los campos que tendremos que rellenar son:

  • Tipo: Donde podemos escoger entre:
    • Fijo: Es un valor fijo, siempre será el mismo sea cual sea el importe total a pagar, por lo que no dependerá de nada. Al seleccionar esta opción aparecerán dos campos nuevos:

      • Importe: Indicaremos el importe fijo que se deberá de pagar.
      • Moneda: La moneda que se usará para realizar el pago.
    • Porcentaje sobre remanente: Calculará el importe a pagar según un porcentaje aplicado sobre la cantidad que queda pendiente de pago.

    • Porcentaje sobre total: Calculará el importe a pagar según un porcentaje sobre el valor total de la factura. Al seleccionar esta opción o la anterior aparecerán dos campos nuevos:

      • Porcentaje: Indicaremos aquí el valor en % de 0 a 100 que queremos que se aplique al total o al remanente.
      • Divisor: Este campo se nos rellenará automáticamente si indicamos previamente el Porcentaje. En caso de rellenar este campo primero, el que se rellenará automáticamente será el campo Porcentaje. Esto se debe a que ambos campos están relacionados e indican lo mismo pero desde distintos puntos de vista. En este campo podremos indicar el divisor que se utilizará para realizar el cálculo del importe, o, dicho de otro modo, deberemos indicar por qué número queremos que se divida el total o remanente para calcular el importe a pagar. Por ejemplo, si indicamos en el campo Porcentaje que se calcule sobre el 50 %, el campo Divisor se nos rellenará con el número 2, ya que es lo mismo aplicar el 50 % a un importe que dividirlo por 2.
    • Remanente: El total de lo que queda por pagar, le resta del total lo ya pagado. Siempre que configuremos los plazos con una sola línea, deberemos escoger esta tipología, ya que al no haber ningún pago previo se realizará el pago sobre el total. Además, cuando creemos plazos con varias Líneas, la última siempre deberá ser de esta tipología.

Y por cada tipo de línea de pago, indicaremos sus Incrementos:

  • |months|, |weeks| y |days|: Indicaremos cuántos meses, semanas y días pasarán para generar el pago de la línea del plazo que estamos creando.
  • |month|, |weekday| y |day|: Indicaremos el mes, día de la semana o día del mes exacto en el que se realizará el pago de esta línea.

Veamos algunos ejemplos de cómo configurar estas Líneas:

  • Pago a 30 días. Sólo crearemos una línea:

  • Pago a 15/30 días. Crearemos dos líneas:

  • Pago el 1 de cada mes. Crearemos una línea:

    • Tipo: Remanente
    • |day|: 1
    • Dejaremos el resto de campos a 0.

Podemos especificar para cada tercero un plazo de pago desde la pestaña Contabilidad de la ficha del propio tercero. En ella podremos indicar los plazos para las ventas (cliente) y para las compras (proveedor) que le realicemos.

Gestión contable

Consultar libros diario

Si accedemos al menú Contabilidad / Asientos / Diarios - Períodos se nos abrirá una pestaña donde nos aparecerá un listado con todos los diarios, divididos en periodos, en los que que hemos realizado algún apunte y permanecen todavía abiertos (hay que tener en cuenta que si en algún periodo de algún diario no hay ninguna anotación, o el periodo del diario está cerrado, no nos aparecerá en este listado). Si clicamos en cualquiera de ellos se nos abrirá una nueva pestaña con todos los apuntes contables anotados en el diario.

En caso de que queramos acceder a algún diario cerrado, o a algún periodo cerrado de un diario, accederemos por medio de Contabilidad / Asientos / Abrir diario y se nos abrirá una asistente donde deberemos rellenar el campo Diario con el nombre del diario y Período con el periodo que queramos consultar. Una vez lo hayamos seleccionado se nos abrirá una pestaña en la que nos aparecerán todos los apuntes contables del Período y Diario elegidos.

Balance de situación y pérdidas y ganancias

Tanto para sacar un balance de situación como un pérdidas y ganancias debemos abrir la opción de menú Contabilidad > Informes > Informes de balances contables. Veremos que en Tryton, este tipo de informes es posible calcularlos y dejarlos almacenados como una foto del sistema en una fecha determinada. En lugar de ser un informe en PDF que sacamos y debemos guardar, los balances estarán siempre disponibles para ser consultados, sea cual fuere la fecha en la que los calculamos. Así pues, una vez hemos entrado en Informes de balances contables debemos hacer clic en nuevo.

En el formulario del informe de balance debemos dar nombre al informe así como seleccionar qué informe queremos (tipo de balance o pérdidas y ganancias) y los períodos que queremos que incorpore.

Una vez seleccionados los parámetros deseados, al pulsar en el botón Calcular se rellenará toda la información en la pestaña Líneas. Estos datos estarán almacenados y siempre disponibles para ser consultados. En la columna Valor actual podemos ver el resultado aplicado para el primer período que hayamos seleccionado y en Valor anterior vemos el resultado aplicado al segundo período seleccionado.

Cómo encontrar de dónde salen los datos

Una vez calculado un balance o un informe de pérdidas y ganancias, es probable que nos preguntemos de dónde sale alguno o varios de los cálculos. Para encontrarlo solamente debemos pulsar en el botón Abrir detalles, se nos abrirá un asistente, dónde seleccionar de qué período (Actual o Anterior) queremos ver los detalles y si queremos ver los datos por cuenta o bien todos los apuntes contables.

Cambiar o definir una nueva plantilla de balance

A pesar de que en Tryton ya tenemos definidas las plantillas oficiales de balance y pérdidas y ganancias (versiones Abreviada, Normal y PYME), así como el Estado de ingresos y gastos reconocidos, es posible crear nuestras propias plantillas. Bien sean creadas de cero o, lo que es más habitual, sean creadas a partir de otra ya existente. Esto nos permite sacar mensualmente, por ejemplo, un informe de pérdidas y ganancias con los detalles de determinadas cuentas, que son de nuestro especial interés.

Para ello debemos dirigirnos al menú Contabilidad> Plantillas de balances contables. En caso de querer modificar una plantilla existente debemos seleccionarla y duplicarla a través del menú de la caja de herramientas.

Sobre el documento ya duplicado podemos añadir o quitar líneas, así como establecer las cuentas a utilizar para el primer y segundo período.

Es posible indicar cuentas distintas para el primer y segundo período. Esto es especialmente útil en caso de cambio de cuentas de un año a otro. También podemos observar que la definición de cuentas sigue la misma estructura que los documentos oficiales del BOE.

Nota

Los números de cuenta entre paréntesis sólo son indicativos (no cambian el signo), a menos que cambiemos el campo Modo en la plantilla a algún tipo con la indicación Invertido si está entre paréntesis. No es recomendable cambiar el campo Modo a menos que sepamos bien lo que estamos haciendo.

Consultar asientos contables

Para Tryton un asiento contable se compone de varios apuntes que se anotan en distintas cuentas contables. Conforme se vaya desarrollando nuestra práctica contable, se nos irán generando un gran número de asientos y apuntes que podremos consultar por medio de Contabilidad / Asientos / Asientos contables. Desde el listado que se nos abrirá, podremos acceder a cada uno de los asientos contables para ver los apuntes de los que se compone, así como la información concreta del asiento.

Conciliar apuntes

Recordemos que, para el sistema, conciliar consiste en enlazar un apunte contable con el inverso que genera. Si generamos un apunte contable contabilizando un servicio que realizamos, el apunte que genera el pago de este servicio es el que tendría que conciliar el apunte del servicio en sí. Hay que indicar también que la conciliación no es indispensable en la práctica contable, pero nos ayuda en el cuadre de nuestras cuentas al indicarnos qué apuntes están compensados con un pago o cobro y cuales no.

Aunque Tryton nos ofrece asistentes que nos ayudan en la conciliación, podemos realizarla manualmente accediendo al diario o al extracto de cuenta en el que se hayan anotado los apuntes que queremos conciliar, seleccionarlos todos manteniendo apretado el botón Ctrl de nuestro teclado y, clicando en el icono Ejecutar acción, seleccionar la opción Conciliar apuntes. En caso de que queramos desconciliar dos apuntes conciliados previamente, lo realizaríamos de la misma manera, pero seleccionando Desconciliar apuntes en el menú.

Otros formas de conciliar apuntes són:

  • Desde Contabilidad / Procesos / Conciliar cuentas se ejecuta un asistente que te va mostrando distintas propuestas con posibles apuntes a conciliar, pudiendo saltarlas si hace falta. Las propuestas las hace el programa, tu solo debes clicar botones de conciliar y saltar.
  • A Contabilidad / Pagos / Efectos a pagar/cobrar se puedes buscar apuntes por tercero y/o cuenta y conciliar. También se disponde de la pestaña de “Efectos con apuntes inversos” que solo muestra posibles conciliaciones.
  • Abrir los apuntes a pagar-cobrar desde un tercero en concreto, con el botón “Relacionado”. Y a partir de ahí podemos conciliar.
  • Si se trabaja con extractos bancarios, una vez importados, se hacen las conciliaciones automáticas cuando se contabiliza una línea de extracto bancario.

Nota

Tenemos que tener en cuenta, tal y como hemos visto en Crear una nueva cuenta contable, que solo podremos conciliar apuntes de cuentas contables que tengan marcado el campo Conciliar.

Consulta planes contables

En cualquier momento podemos consultar el estado de nuestro plan contable accediendo a Contabilidad / Planes contables / Abrir plan contable y viendo los saldos totales o concretos de. Se nos abrirá un asistente donde deberemos indicar el ejercicio fiscal del plan contable que queremos consultar y, tras clicar en Abrir accederemos al plan contable (o planes si tenemos más de uno para el ejercicio fiscal). Desde esta pestaña podremos acceder también a cada una de las cuentas que conforman el plan contable y a los apuntes inscritos en cada una de las cuentas contables haciendo doble clic sobre ellas.

Además, también podemos consultar el Plan de código de impuestos para saber la cantidad de impuestos soportados y devengados. Para ello accederemos a Contabilidad / Planes contables / Abrir plan de códigos de impuesto y en el asistente que se nos abrirá seleccionaremos el/los periodo/s sobre los que queramos realizar la consulta.

Pagos y cobros

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  • A Contabilidad / Pagos / Efectos a pagar/cobrar puedes buscar apuntes por tercero y/o cuenta y conciliar. También se disponde de la pestaña de “Efectos con apuntes inversos” que solo muestra posibles conciliaciones.

Cierre de la actividad contable

Cerrar períodos

El cierre de Períodos (sean mensuales o trimestrales) sirve para asegurarnos que no modificamos la contabilidad de un período en el que ya no se deberían que hacer anotaciones. Por ejemplo, si a mediados del mes de abril damos por contabilizado completamente el mes de marzo (y con él todo el trimestre) podemos cerrar el mes y Tryton nos garantizará que no contabilizamos, ni nosotros ni ningún otro compañero, nada más en este mes.

Además Tryton también nos permite cerrar no un período completo si no solamente un diario de un determinado período. Así, podemos asegurarnos que no imputamos más ingresos para el mes de marzo, mientras continuamos añadiendo gastos, por ejemplo.

Para cerrar un período y no permitir ningún tipo de cambio en la contabilidad de dicho mes debemos ir al menú Contabilidad / Procesos / Cerrar períodos. Ahí deberemos seleccionar el mes que queramos cerrar y hacer clic en icono Ejecutar acción y seleccionar Cerrar período.

Si lo que queremos es solamente evitar la creación y modificación de asientos en un diario y período determinados debemos dirigirnos al menú Contabilidad / Procesos / Cerrar diarios - períodos. Ahí veremos todos los diarios - períodos que han sido ya abiertos (normalmente porque hemos hecho algún asiento en el mismo). Si encontramos el diario - período que queremos cerrar debemos seleccionarlo cerrar por medio del botón Ejecutar acción.

Si por el contrario queremos cerrar un diario - período en el cual no hemos contabilizado nada, podemos crear un registro nuevo indicando diario, período así como un nombre. Una vez creado, podremos proceder a cerrarlo con la acción Cerrar diarios - períodos antes mencionada.

Cerrar ejercicio fiscal

En contabilidad, el cierre de un ejercicio fiscal suele constar del asiento de regularización, el asiento de cierre y el de apertura del nuevo año, así como el bloqueo para no permitir la contabilización de nuevos datos en el año cerrado. En Tryton solamente vamos a realizar la primera y la última acción: el asiento de regularización y el bloqueo del año pero el asiento de cierre y apertura no porque no son necesarios en el sistema, puesto que Tryton arrastrará los saldos de las cuentas al año siguiente y una vez cerrado el año. No arrastrará los saldos de las cuentas de ingresos y gastos si estas están bien configuradas, tal y como veremos a continuación.

Nota

Hay que tener en cuenta que sí que se van a arrastrar los saldos de las cuentas de ingresos y gastos mientras no se haya cerrado el año, puesto que el sistema intenta garantizar que el balance de situación está siempre cuadrado.

El asiento de regularización

El primer paso para el cierre del ejercicio es realizar el asiento de regularización. Para ello debemos acceder al menú Contabilidad / Procesos / Crear asiento de regularización. Este asistente creará el asiento de regularización, cerrando el saldo de todas las cuentas que no tienen el campo Cierre marcado (Crear una nueva cuenta contable). En la pantalla que nos muestra el programa debemos indicarle el ejercicio a cerrar, el diario y el período donde contabilizarlo.

  • El Diario deberá ser de tipo Situación y, en caso de no tener ninguno creado, podremos generarlo desde la misma pantalla haciendo clic en el botón Nuevo del campo Diario. Si tenemos en Tryton un año anterior cerrado, podremos escoger el mismo diario que se utilizó para el anterior cierre.
  • El Período también podemos crearlo clicando en el botón Nuevo del propio campo. La Fecha inicial y la Fecha final deberán ser la misma y coincidir con el último día del año fiscal al que pertenece. De nuevo, el Tipo del período deberá ser especial, en concreto deberá ser de tipo Ajuste, que es el único tipo al que el sistema le permite que las fechas propias del período se solapen con las fechas de otro período.
  • Por último deberemos indicar la cuenta a la cual se contabilizará el saldo de las cuentas de ingresos y gastos en los campos Cuenta haber y Cuenta debe. Como podemos ver, Tryton admite poner el saldo en una cuenta distinta dependiendo de si el resultado es creditor o deudor, aunque si lo preferimos podemos poner la misma cuenta en ambos campos para que no se realice esta distinción.

Cerrar/bloquear ejercicio fiscal

Por último ya solo nos quedará cerrar el ejercicio fiscal. Este paso no tiene efectos contables, simplemente evita que se realicen nuevos apuntes contables en cualquiera de los periodos que integra el ejercicio fiscal una vez cerrado. Como hemos visto en el apartado Cerrar períodos podemos ir cerrando períodos o diarios y períodos durante el año para evitar la contabilización de nuevos datos en periodos o meses concretos.

A parte de esto, Tryton provee una opción para realizar dicho cierre para todos los períodos del año a la vez. Para ello debemos ir al menú Contabilidad / Procesos / Cerrar ejercicio fiscal y se nos abrirá un asistente donde solamente tendremos que indicar el ejercicio fiscal y pulsar en Cerrar, una vez realizado esto ya no se podrán introducir apuntes contables en ningún periodo del ejercicio fiscal.